Organizacja eventu to złożone zadanie, które wymaga starannego planowania i podejmowania wielu decyzji. Najważniejszym elementem, decydującym o sukcesie wydarzenia, jest wybór odpowiedniego obiektu. Bez względu na to, czy organizujemy konferencję, kongres, targi, czy firmowe spotkanie, wybór miejsca musi być przemyślany i dostosowany do charakteru wydarzenia oraz liczby uczestników. Poniżej przedstawimy najważniejsze aspekty, na które warto zwrócić uwagę, wybierając obiekt na organizację eventu.
1. Charakter wydarzenia a wybór obiektu. Konferencja, kongres, targi – jak znaleźć idealne miejsce?
Pierwszym krokiem w planowaniu eventu jest określenie jego charakteru. Inne wymagania będzie miał obiekt przeznaczony na konferencję naukową, a inne miejsce na imprezę integracyjną.
- Konferencje i kongresy – kluczowe będzie znalezienie obiektu z odpowiednimi pomieszczeniami konferencyjnymi, które są wyposażone w sprzęt audiowizualny oraz posiadają wygodne zaplecze dla uczestników i prelegentów. Przestrzeń musi być odpowiednio duża, by móc zorganizować przerwy kawowe i sesje posterowe.
- Targi – ważna jest przestrzeń wystawiennicza, nieograniczona filarami z łatwym dostępem do podłączeń prądu, wody i innych potrzebnych mediów, umożliwiająca łatwą aranżację stoisk oraz swobodny przepływ gości.
- Imprezy firmowe – Przy organizacji eventów integracyjnych czy jubileuszy firmowych warto postawić na miejsca z elastyczną ofertą, które mogą zaoferować zarówno pomieszczenia do formalnych spotkań, jak i przestrzenie do rozrywki.
- Spotkania biznesowe – Kameralne spotkania firmowe wymagają obiektów zapewniających prywatność i komfort, takich jak eleganckie sale konferencyjne.
Sprawdź możliwości jakie organizatorom wydarzeń daje EXPO Kraków.
2. Lokalizacja obiektu – kluczowy czynnik przy organizacji wydarzenia
Lokalizacja to jeden z najważniejszych czynników, który ma wpływ na frekwencję i wygodę uczestników. Wybierając miejsce na organizację wydarzenia, warto wziąć pod uwagę:
- Dostępność komunikacyjną – Obiekt powinien być łatwo dostępny zarówno dla osób podróżujących własnym transportem, jak i dla tych korzystających z komunikacji publicznej. Bliskość lotniska czy dworca kolejowego może być kluczowa w przypadku konferencji międzynarodowych.
- Parking – Dla uczestników przyjeżdżających samochodami warto zapewnić wystarczającą liczbę miejsc parkingowych.
- Atrakcje w okolicy – W przypadku dłuższych wydarzeń (kongresów, targów) ważne jest, aby w mieście lub okolicy znajdowały się restauracje, hotele czy inne udogodnienia dla gości. Zobacz nasz subiektywny przewodnik kulinarny po Krakowie.
3. Dostosowanie obiektu do liczby uczestników
Rozmiar obiektu musi być dostosowany do liczby uczestników. Zbyt małe pomieszczenia mogą powodować dyskomfort, a zbyt duże sprawią, że wydarzenie wyda się mniej atrakcyjne. Dlatego przed rezerwacją warto dokładnie oszacować liczbę osób, które wezmą udział w evencie.
- Duże kongresy i targi – Wymagają przestronnych hal, które pomieszczą setki, a nawet tysiące uczestników. Obiekt powinien posiadać także dodatkowe miejsca do rejestracji, odpoczynku czy catering.
- Małe konferencje i spotkania – Kameralne sale konferencyjne sprawdzą się doskonale w przypadku wydarzeń dla kilkudziesięciu osób.
4. Wyposażenie techniczne i zaplecze – co oferują nowoczesne obiekty?
W dobie nowoczesnych technologii odpowiednie wyposażenie techniczne jest niezbędne. Przed wyborem miejsca na organizację eventu warto upewnić się, czy obiekt oferuje:
- Sprzęt audiowizualny – Projektory, mikrofony, ekrany oraz systemy nagłośnienia to podstawa przy organizacji konferencji i kongresów.
- Dostęp do internetu – Stabilne i szybkie łącze Wi-Fi jest niezbędne, zwłaszcza gdy planujemy transmisję wydarzenia online.
- Zaplecze gastronomiczne – Wiele obiektów oferuje obsługę cateringową, co jest dużym ułatwieniem podczas organizacji imprezy firmowej czy targów.
- Pomieszczenia dodatkowe – Strefy VIP, pokoje dla prelegentów czy pomieszczenia techniczne to kolejne atuty, które mogą zadecydować o wyborze miejsca.
Sprawdź listę usług dodatkowych, które oferuje EXPO Kraków.
5. Elastyczność i profesjonalna obsługa – jak wybrać obiekt, który sprosta oczekiwaniom?
Dobry obiekt na organizację eventu powinien oferować elastyczność w zakresie dostosowywania przestrzeni do potrzeb organizatora. Ważna jest również profesjonalna obsługa, która zadba o każdy szczegół, od przygotowania sal, przez techniczne wsparcie podczas wydarzenia, po sprzątanie po jego zakończeniu.
6. Budżet a wybór miejsca
Budżet odgrywa kluczową rolę w wyborze obiektu. Ważne jest, aby znaleźć miejsce, które oferuje odpowiednią jakość usług w rozsądnej cenie. Podczas planowania kosztów warto uwzględnić:
- Opłaty za wynajem sal,
- Koszty dodatkowych usług (catering, sprzęt techniczny),
- Ewentualne opłaty za parking czy noclegi dla gości.
7. Rekomendacje i opinie
Przed podjęciem ostatecznej decyzji warto zapoznać się z opiniami innych organizatorów, którzy wcześniej korzystali z danego obiektu. Referencje od współpracujących z obiektem firm i recenzje dostępne w internecie mogą pomóc w wybraniu miejsca, które spełni wszystkie oczekiwania.
Sprawdź referencje od partnerów EXPO Kraków oraz opinie.
Podsumowanie
Wybór odpowiedniego obiektu na organizację eventu to jeden z kluczowych etapów planowania każdego wydarzenia. Staranna analiza charakteru eventu, liczby uczestników, dostępności miejsca oraz jego wyposażenia pozwoli na stworzenie idealnych warunków dla gości. Niezależnie od tego, czy organizujemy konferencję, kongres, targi, czy imprezę firmową, warto pamiętać o znaczeniu profesjonalnej obsługi i elastyczności oferowanej przez obiekt. Dzięki temu wydarzenie będzie nie tylko udane, ale również zapadnie w pamięć uczestnikom na długo.
Autor: Aleksandra Makiel, Targi w Krakowie