Jak zostać wystawcą na targach?

Powodów, dla których warto brać udział w targach w roli wystawcy jest wiele. W jednym miejscu można zdobyć nowych klientów i zwiększyć świadomość marki, docierając ze swoją ofertą precyzyjnie do tej grupy docelowej, do której jest ona zaadresowana.

Jeśli planujesz udział w targach, z pewnością zastanawiasz się: jak przyciągnąć do siebie jeszcze większe grono odwiedzających? Co zrobić, aby zostać zapamiętanym na dłużej? A może wszystko już gotowe i chcesz się upewnić, czy na pewno nic Ci nie umknęło? Dla wystawców planujących udział w targach, przygotowaliśmy krótką checklistę, która pomoże jeszcze lepiej przygotować się do tego wydarzenia.

 

1. Wytyczenie celu

Co chcesz osiągnąć poprzez udział firmy w targach? Jaki jest tego cel? Napisz konkretnie, czy będzie to przede wszystkim: sprzedaż, pozyskanie nowych kontaktów, prezentacja oferty, badanie opinii i kontakt z klientami czy też kreowanie wizerunku firmy. Skup się na 1-2 głównych celach i pod nie opracuj swój plan działania.

2. Wybór targów

Kiedy jesteś już świadomy swoich celów, czas wybrać targi, podczas których najlepiej uda Ci się je zrealizować. Określ budżet, jaki możesz zainwestować. Podpowiemy na co zwrócić uwagę, aby wybór przyniósł najlepsze efekty.

Jeśli wydarzenie jest cykliczne, przeczytaj raport z poprzedniej edycji targów. Dowiedz się jakie firmy wystawiały się do tej pory. Sprawdź, ilu było odwiedzających i zastanów się czy wśród nich są przedstawiciele Twojej grupy docelowej. Jeśli ważny jest dla Ciebie międzynarodowy charakter, dowiedz się, ilu było odwiedzających i wystawców z zagranicy.

Zwróć uwagę z jakimi mediami branżowymi współpracuje organizator przygotowując targi. Czy ich odbiorcy to grupa, do której chcesz zaadresować swoją ofertę? Zapytaj swoich zaufanych klientów, w których targach sami biorą udział i które polecają. Porównaj lokalizację i powierzchnię, na jakiej odbywają się konkurencyjne targi.

Sprawdź program towarzyszący targów. Czy tematy prezentacji są dla Ciebie przydatne, interesujące? Kto będzie prelegentem w trakcie wydarzenia? A może zastanawiasz się, czy sam mógłbyś poprowadzić jedną z prezentacji? Zapytaj organizatorów o taką możliwość.

Pomocna przy podjęciu decyzji może być też sama lokalizacja targów, wszystko zgodnie z trendem bleisure.

3. Ekspozycja

Przed wyborem konkretnego stoiska, dobrze mieć już klarowny plan, co i w jaki sposób zamierzasz na nim przedstawić. Określ, jaką powierzchnię zajmie Twoja ekspozycja i czego będziesz potrzebować.

Zdecyduj, czy skorzystasz z gotowej, standardowej konstrukcji stoiska, czy postawisz na indywidualny projekt i specjalną zabudowę. Zrób listę niezbędnych elementów, takich jak lady, krzesła, półki ścienne, stoliki i inne elementy zabudowy. Zastanów się czy będzie Ci potrzebne zamykane zaplecze, dodatkowe gniazdka elektryczne, dodatkowe oświetlenie a może dostęp do internetu po kablu?

4. Wybór miejsca

Z dala czy w pobliżu konkurencji? Na to pytanie każdy wystawca musi odpowiedzieć sam, w zależności od charakteru prowadzonego biznesu. Bliskość firm o podobnym profilu z pewnością przyciągnie odwiedzających na których i nam zależy. Z drugiej strony, rozmowy z potencjalnym klientem w sąsiedztwie konkurenta nie zawsze są dobrym rozwiązaniem.

Dowiedz się, co jest wliczane w standardowy koszt stoiska, a za co konieczna będzie dodatkowa zapłata. Poproś organizatora o cennik i instrukcje dla wystawców. Zapamiętaj, w jakim terminie należy przekazać organizatorowi zamówienie na dodatkowe usługi, aby uniknąć wyższych opłat w dniu montażowym.

Warto też nie odkładać rezerwacji na ostatnią chwilę, najlepsze miejsca zostaną wykupione w pierwszej kolejności. Jeśli masz wątpliwości, które stoisko na planie hali wybrać, zadzwoń do organizatora, na pewno doradzi Ci najlepsze dostępne miejsce.

5. Jakie koszty warto jeszcze sprawdzić/uwzględnić w budżecie?

- koszt personelu obsługującego stoisko;
- koszt opłaty rejestracyjnej, parkingu, przejazdu i zakwaterowania, wyżywienia na czas targów;
- koszt dodatkowego sprzętu wystawowego, umeblowania, aranżacji stoiska; indywidualny projekt i zabudowa stoiska;
- koszt dystrybucji zaproszeń, przygotowania materiałów promocyjnych;
- koszt załadunku, montażu, spedycji, magazynowania elementów ekspozycji na miejscu targów;
- koszt dodatkowych działań zaplanowanych na targach (np. przygotowanie badania rynku, sesji zdjęciowej, akcji promocyjnej).

Autor: Paulina Cieślik - Marketing Specialist, Targi w Krakowie